Với chiến lược phát triển giải pháp phù hợp với chuyên ngành, kết hợp với kinh nghiệm nghiên cứu và triển khai cho nhiều khách hàng là các công ty dược, phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm chuyên ngành - Công ty CP Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST đã xây dựng thành công phần mềm kế toán chuyên ngành dược - Fast Accounting for Pharmacy 10.0 (FA.PHARMACY).
Ngoài những tính năng giống với Fast Accounting 10.0 chuẩn, Fast Accounting for Pharmacy 10.0 cung cấp thêm các báo cáo phù hợp với đặc thù của công ty sản xuất và kinh doanh dược phẩm.
Đặc thù về quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong các công ty dược được quản lý theo lô sản xuất và hạn sử dụng bởi vì số lượng hàng tồn kho trong các công ty này rất lớn, đa dạng về chủng loại, quy cách, điều kiện bảo quản… và được luân chuyển liên tục theo các quy trình, quy định rất chặt chẽ. Các nguyên liệu đầu vào được nhập về theo lô và xuất theo nguyên tắc nhập trước xuất trước, hết hạn trước xuất trước, các sản phẩm thuốc sản xuất ra cũng phải được đánh số theo lô, mẻ rõ ràng thuận tiện cho việc quản lý toàn bộ quy trình sản xuất, tạo ra thành phẩm, phân phối thuốc sau này. Nắm được đặc điểm quan trọng đó của ngành dược, phần mềm FA.PHARMACY cho phép các kế toán, cũng như thủ kho theo dõi chặt chẽ việc nhập xuất hàng hóa theo lô và hạn sử dụng, tự động phân loại, chia lô, sắp xếp theo đúng nguyên tắc và giúp kế toán lên các báo cáo hàng tồn kho theo mặt hàng, lô sản xuất, báo cáo hàng sắp hết hạn sử dụng… để các nhà quản lý có biện pháp xử lý kịp thời. Phần mềm còn cho phép quản lý nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa, thành phẩm theo nhiều đơn vị tính đa dạng theo từng lần nhập xuất. Quá trình luân chuyển hàng tồn kho trong công ty dược đòi hỏi sự quản lý chi tiết đến từng mặt hàng, từng thông số ghi trên hàng hóa vì vậy rất dễ xảy ra sai sót nhầm lẫn, do đó phần mềm tách riêng hai phân hệ “Quản lý Kho” dành cho thủ kho và “Kế toán hàng tồn kho” dành cho kế toán. Hai phân hệ này vừa có tính kế thừa các dữ liệu cần thiết, vừa có tính độc lập khi kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo cho việc quản lý hàng tồn kho chính xác, hiệu quả.
Đặc thù về quản lý mua bán hàng hóa và theo dõi công nợ
Do đặc thù của ngành là phân phối hàng hóa theo nhiều cấp nên phần mềm kế toán phải xây dựng phân nhóm khách hàng đa cấp, lên báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ theo hình cây giúp kế toán dược quản lý quá trình bán hàng đa chiều và chi tiết từng vùng, miền, từng nhân viên quản lý, đại lý các cấp... Một đặc điểm khác biệt của ngành dược trong quản lý doanh thu, công nợ đó là bán hàng thông qua “trình dược viên”. Trình dược viên là trung gian giữa nhà cung cấp và khách hàng, chịu trách nhiệm giới thiệu hàng hóa, nhận đơn hàng, và có thể thu tiền hàng từ khách hàng. FA.PHARMACY cho phép tạo lập danh mục trình dược viên, tự động tính toán hoa hồng trình dược viên theo tỷ lệ và lên báo cáo theo dõi quá trình bán hàng của trình dược viên, báo cáo doanh số, mặt hàng, khách hàng, địa bàn. Để thúc đẩy quá trình bán hàng, đa phần các công ty dược thường tổ chức nhiều chương trình khuyến mại và chiết khấu cho khách hàng như: mua hàng tặng quà ngay, mua hàng tặng hàng lũy tiến theo số lượng mua, mua hàng tích điểm theo số lượng hoặc giá trị hàng mua, chiết khấu theo mặt hàng, chiết khấu theo khách hàng... Kế toán ngành dược cần chức năng quản lý chi tiết các chương trình khuyến mại, chiết khấu theo thời gian, theo mặt hàng, theo khách hàng trong phần mềm, còn các cấp quản lý cần thông tin đánh giá hiệu quả các chương trình này trong việc gia tăng doanh thu, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Đặc thù về quản lý chi phí, giá thành sản xuất
Các công ty sản xuất dược phải đảm bảo một quy trình nghiêm ngặt từ khâu chọn nguyên vật liệu, đưa vào sản xuất, nhập kho bảo quản sản phẩm vì vậy mà kế toán dược phải theo dõi từng lệnh sản xuất trong suốt các giai đoạn pha chế, kiểm nghiệm, đóng gói sản phẩm. Mỗi lệnh sản xuất sẽ hình thành lô sản xuất của thành phẩm nhập kho sau này. Việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành phải được tiến hành theo từng lệnh sản xuất và quản lý thành phẩm theo từng lô riêng biệt, đính kèm với các thông tin khác như hạn sử dụng, phương thức bảo quản, hồ sơ kiểm nghiệm chất lượng. Phần nhập liệu và báo cáo trong phần mềm FA. FHARMACY liên quan đến giá thành sản phẩm được đưa thêm lệnh sản xuất, lô sản xuất để phù hợp với đặc điểm tính giá thành ngành dược.
Đặc thù về hệ thống báo cáo quản trị
FA.PHARMACY hình thành hệ thống báo cáo phong phú với tính năng lựa chọn, lọc theo nhiều tiêu thức đặc thù, như lên các báo cáo vật tư theo lô hạn dùng, báo cáo mặt hàng khuyến mại, báo cáo doanh thu theo trình dược viên. Bên cạnh các báo cáo tài chính thông thường, báo cáo quản trị của phần mềm cho phép các cấp quản lý theo dõi những biến động trong tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc so sánh số liệu giữa các kỳ kế toán, theo tuần, theo tháng, quý, năm. Để hỗ trợ thêm cho kế toán trong việc xem báo cáo nhanh FA.PHARMACY đưa ra một hệ thống biểu đồ trực quan, sinh động: hình cột, hình tròn ở tất cả các màn hình báo cáo, giúp người sử dụng dễ dàng tiếp cận các số liệu cần thiết, cũng như trình bày, diễn giải trước các bộ phận khác và người quản lý.
Các tiện ích
Để hỗ trợ kế toán ngành dược trong việc nắm bắt linh hoạt và chính xác các số liệu sổ sách báo cáo, phần mềm FA.PHARMACY có thêm các tiện ích như:- Tạo mã lô tự động và đưa vào danh mục lô,
- Đánh số chứng từ tự động, để đánh lại số theo ý muốn khi các số chứng từ nhập vào không theo quy tắc.
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào bị trùng số, giúp kế toán phát hiện việc nhập hai lần cùng một hóa đơn đầu vào.
- Lên báo cáo phân loại hóa đơn, giúp kế toán kiểm soát các hóa đơn đầu vào có giá trị bằng hoặc lớn hơn hai mươi triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế đầu vào, đồng thời giúp phân loại các hóa đơn đã thanh toán và chưa thanh toán, từ đó có cách xử lý hiệu quả.
Để nâng cao tính hiệu quả trong công việc của kế toán ngành dược, phần mềm kế toán Fast Accounting for Pharmacy 10.0 ra đời với các giải pháp đặc thù, mang lại một cách thức quản lý chuyên nghiệp, hiệu quả cho các doanh nghiệp kinh doanh và sản xuất dược.
Phạm Thu Hà - Nguyễn Hà Thu,
Phòng Nghiên cứu Phát triển Sản phẩm Chuyên nghành FAST,
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét