Năm 2009 FAST bắt đầu nghiên cứu và xây dựng sản phẩm kế toán chuyên ngành xây dựng trên cơ sở phân tích yêu cầu khách hàng, các nghiệp vụ đặc thù của công ty trong lĩnh vực xây dựng, Trên thực tế, qua khảo sát các công ty xây dựng lớn sử dụng phần mềm Fast Accounting còn nhiều công đoạn kế toán phải xử lý bên ngoài phần mềm, trong đó có các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến đặc thù ngành xây dựng mà phần mềm cơ bản chưa đáp ứng được. Vì vậy trên cơ sở các phần mềm được viết riêng cho các công ty xây dựng kết hợp với quá trình nghiên cứu khách hàng, các tài liệu chuyên ngành, Fast đã cho ra đời phần mềm kế toán chuyên ngành xây dựng – Fast Construction Accounting 2010 là bản đầu tiên của nhóm sản phẩm chuyên ngành.
Phần mềm Fast Accounting for Construction có những phân hệ sau :
1. Quản trị hệ thống
2. Kế toán tổng hợp
3. Kế toán vốn bằng tiền
4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
5. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
6. Kế toán hàng tồn kho
7. Báo cáo chi phí theo tiểu khoản, khoản mục
8. Kế toán chi phí tính giá thành, vụ việc công trình xây dựng
9. Kế toán tài sản cố định
10. Kế toán công cụ dụng cụ
11. Báo cáo thuế
12. Báo cáo quản trị theo các trường tự do
13. Báo cáo quản trị theo thời gian
14. Thuế thu nhập cá nhân
Khi triển khai phần mềm mới Fast Contruction Accounting 2010 cho khách hàng hoạt động trong ngành xây dựng, giải pháp chuyên ngành xây dựng này sẽ phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, giảm thiểu những sửa đổi về chương trình, giảm thiểu thời gian triển khai, nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành, sớm mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
- Fast Construction cho phép người sử dụng đưa giá thành dự toán vào chương trình để kiểm soát chi phí. Giúp kế toán tập hợp chi phí theo dự toán công trình, yêu cầu bắt buộc với ngành xây dựng là có dự toán được duyệt và phần tập hợp chi phí cho công trình phù hợp với dự toán.
Cách thực hiện đưa giá thành kế hoạch vào theo dõi trong chương trình
- Đưa phần kế hoạch chi phí cuối cùng của dự toán vào phần mềm. Đây là những chi phí với khối lượng, đơn giá theo định mức được phê duyệt trong dự toán đã được đưa về dạng phù hợp với chứng từ đầu vào của kế toán.
- Phần so sánh chi phí thực tế với giá thành dự toán trong chương trình cho phép người sử dụng kiểm soát các chi phí phát sinh trên cơ sở giá thành dự toán công trình đã được lập trước lúc thi công.
- Hỗ trợ đưa giá thành kế hoạch từ file excel vào chương trình
Cách 1 Tự gõ từng loại chỉ tiêu như một bảng cập nhật số liệu dự toán
Cách 2 : Đưa vào từ Excel
Chương trình hỗ trợ phần cập nhật dự toán từ excel bằng cách tạo một bảng Excel sẵn từ chương trình người sử dụng chỉ việc cắt dán và đưa vào phần mềm
Cập nhật và xử lý dữ liệu sử dụng giá thành kế hoạch
- Trên một phiếu xuất kho, phiếu nhập mua xuất thẳng, phiếu kế toán tính lương, phiếu mua hàng dịch vụ, và các phiếu khác cho công trình cụ thể có liên quan đến tài khoản chi phí cho công trình, kế toán cập nhật chi phí trên phiếu đó vào một mục trong kế hoạch chi phí.
- Khi dự toán thay đổi, kế toán có thể cập nhật dự toán mới vào chương trình, đồng thời chương trình vẫn cho lưu phần dự toán cũ trong chương trình để kiểm tra khi cần thiết. Chương trình hỗ trợ phần chuyển đổi dự toán cũ sang dự toán mới thông qua các mã đơn vị dự toán. Có thể chuyển một chi phí đã phát sinh tương ứng với mã này sang mã khác. Theo dõi lũy kế chi phí khi dự toán đã thay đổi
Các báo cáo
- Báo cáo so sánh chi phí thực tế và giá thành kế hoạch : kế toán thông qua báo cáo này có thể biết chi phí thực tế và giá thành dự toán đang chênh lệch thừa hay thiếu từ đó điều chỉnh chi phí hợp lý phù hợp với dự toán. Báo cáo so sánh phục vụ cho quyết toán cuối cùng khi công trình kết thúc.
Chi phí, giá thành, doanh thu trong trong các công ty xây dựng được tính trong nhiều năm vì đặc thù của ngành là các công trình được xây dựng trong một thời kỳ dài và giá trị công trình phải được xác định qua nhiều năm liên tiếp. Bên cạnh đó, các công trình hay vụ việc có thể chia theo nhiều cấp theo hình cây. Quản lý chi phí, giá thành, doanh thu theo nhiều cấp.
Ví dụ: Dự án-> công trình-> Gói thầu -> hạng mục công trình
Quản lý chi phí, giá thành, doanh thu.
- Quản lý các công trình xây dựng kéo dài trong nhiều năm, quản lý chi phí liên năm, chi phí tổng hợp.
- Quản lý chi phí thầu phụ trong hoạt động xây dựng. Chi phí thầu phụ nếu chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ sẽ được tập hợp vào TK 154 - Doanh thu và giá vốn được xác định theo từng lần bàn giao khối lượng xây lắp hoàn thành.
- Các chi phí phát sinh tập hợp trên các tài khoản đầu 6* vừa có thể kết chuyển từng kỳ để xác định giá vốn tương ứng với từng lần xuất hóa đơn, vừa có thể theo dõi lũy kế theo năm, theo công trình.
- Cho phép người sử dụng tập hợp chi phí theo nhiều cấp (không giới hạn), chi tiết đến hạng mục, hoặc chung cho công trình, chương trình hỗ trợ phân bổ các chi phí tập hợp ở cấp cao hơn cho các cấp bên dưới. Lên báo cáo chi phí đến từng hạng mục hoặc báo cáo chung cho công trình.
- Tính giá thành cho từng lần xuất hóa đơn đồng thời theo dõi giá thành, lãi (lỗ) từng công trình. Cho phép lựa chọn kết chuyển chi phí theo doanh thu tương ứng, kết chuyển theo số dư hoặc số phát sinh tùy chọn của người sử dụng.
Các báo cáo quản lý chi phí, giá thành, doanh thu
- Báo cáo các chi phí chờ phân bổ cho hạng mục, gói thầu, công trình
- Báo cáo chi phí, doanh thu theo từng công trình, dự án, hạng mục hoặc báo cáo hỗn hợp, xem và in nhiều loại khác nhau từ chi tiết đến tổng hợp
- Báo cáo giá thành và lãi lỗ cho từng công trình. Bảng tổng hợp chi phí theo vụ việc và báo cáo KQSXKD theo vụ việc.
- Báo cáo chi phí, lãi lỗ theo kỳ hạch toán và báo cáo lũy kế từ đầu công trình đến kỳ hạch toán.
- Báo cáo tổng hợp doanh thu, chi phí theo công trình và mã khách.
- Báo cáo chi phí theo nội dung và mã phí, báo cáo doanh thu theo đợt thanh toán nghiệm thu.
- Báo cáo tổng hợp chi phí,doanh thu so với giá trị hợp đồng thông qua theo dõi hợp đồng
- Chức năng quản lý hợp đồng, giá trị dự kiến của hợp đồng để lên báo cáo quản trị và báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng.
Ngành xây dựng có nhiều nhà cung cấp các loại vật liệu, nhiên liệu, dịch vụ phục vụ cho hoạt động xây lắp. Cần theo dõi công nợ của một nhà cung cấp nhiều dịch vụ, hoặc một loại dịch vụ do nhiều nhà cung cấp cho công trình.
Cập nhật và quản lý mua hàng
- Phân nhóm khách hàng, nhóm các công trình tương ứng với khách hàng.
- Quản lý công nợ với nhà cung cấp, chủ đầu tư, khách hàng theo từng công trình. Quản lý công nợ phải thu, phải trả chi tiết cho từng khách hàng, từng công trình về số dư đầu kỳ cuối kỳ, số phát sinh trong kỳ. Lên báo cáo tổng hợp.
Báo cáo mua hàng
- Theo dõi chi tiết nguyên vật liệu về số lượng cấp theo hoá đơn, số lượng thực cấp, các nhà cung cấp.
- Theo dõi một loại nguyên vật liệu do những nhà cung cấp nào cung cấp, với số lượng bao nhiêu, đơn giá như thế nào, cho công trình nào thông qua báo cáo vật tư, nguyên vật liệu chi tiết.
- Báo cáo công nợ phải trả theo đối tượng chi phí (báo cáo 1 đối tượng chi phí do những nhà cung cấp nào cung cung cấp. Báo cáo một đối tượng chi phí, nhiều nhà cung cấp, báo cáo một nhà cung cấp nhiều công trình, một công trình nhiều nhà cung cấp)
- Bảng đối chiếu công nợ, đối chiếu khối lượng (đây là biên bản mà kế toán thường phải làm cuối tháng, cuối năm làm cơ sở xác nhận công nợ và thanh toán với khách hàng). Phần mềm hỗ trợ tạo bảng này tự động gồm : Bản đối chiếu khối lượng vật tư đã cấp, bản đối chiếu công nợ theo thời kỳ, Bản đối chiếu công nợ theo thời điểm.
Báo cáo công nợ với nhà cung cấp
- Các mẫu báo cáo đặc trưng ( Sổ chi tiết công nợ theo khách hàng, sổ chi tiết công nợ theo công trình, sổ chi tiết công nợ theo 1 khách hàng và 1 công trình)
- Bảng cân đối số phát sinh TK công nợ
- Bảng đối chiếu công nợ theo nhà cung cấp : giúp người sử dụng theo dõi tình hình công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp về tổng công nợ phải trả, tổng hoá đơn đã cấp, và tổng số đã thanh toán.
- Báo cáo thực hiện hợp đồng với nhà cung cấp : báo cáo thực hiện hợp đồng, tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
Khách hàng trong ngành xây dựng gồm có chủ đầu tư đặt hàng công trình, các khách hàng mua lẻ công trình do công ty tự đầu tư xây dựng. Do giá trị hợp đồng lớn, quá trình thanh toán kéo dài trong nhiều năm nên việc theo dõi công nợ của ngành có những đặc thù riêng.
Báo cáo công nợ với chủ đầu tư, khách hàng
- Theo dõi tiến độ thanh toán của chủ đầu tư theo tiến độ công trình :theo dõi được công nợ phải thu theo các đợt thanh toán theo tiến độ thi công. (Trong đó giá trị thực hiện được theo hồ sơ thanh toán, biên bản nghiệm thu, giá trị hóa đơn đã cấp, Bảng đối chiếu khối lượng, đối chiếu công nợ)
- Giá trị thanh toán từng lần theo từng đợt nghiệm thu khối lượng công trình sẽ căn cứ vào phiếu thu, phiếu ghi có của ngân hàng.Giá trị còn lại cần thanh toán = Giá trị nghiệm thu được thanh toán – Giá trị đã được chủ đầu tư thanh toán.
- Theo dõi số công nợ phải thu của mỗi công trình, một chủ đầu tư. Báo cáo công nợ phải thu theo công trình hoặc theo chủ đầu tư công trình.
- Theo dõi số công nợ phải thu của một khách hàng, chủ đầu tư liên quan đến nhiều vụ việc ( Sổ chi tiết công nợ của khách hàng theo vụ việc)
- Chương trình giúp kế toán trong đơn vị phụ thuộc và kế toán công ty quản lý được số tiền mà công trình đang làm chuyển về công ty, số tiền đơn vị phụ thuộc nợ công ty, tiền lãi khi công ty có quy định tính lãi với các công trình có tiền ứng vượt quá số tiền công trình được sử dụng.
- Chương trình hỗ trợ việc quản lý các đơn vị phụ thuộc vay vốn công ty để thi công công trình theo quy định riêng của công ty. số tiền chủ đầu tư công trình chuyển về công ty là số tiền đơn vị phụ thuộc được sử dụng. số tiền vay công ty khi tiền công trình chưa kịp về hoặc công trình đòi hỏi chi phí ở thời điểm hiện tại lớn hơn số tiền thực tế thu được từ công trình.
- Các Nội dung trên báo cáo
+ Tiền do chủ đầu tư chuyển về : Đây là doanh thu của công trình cập nhật từ phiếu thu hoặc từ giấy báo có ngân hàng do kế toán công ty cập nhật.
+ Tiền công ty thu : đây là số tiền công ty giữ lại từ công trình của đơn vị phụ thuộc đang thi công mỗi lần tiền công trình chuyển về bao gồm : 10% thuế GTGT, và một khoản phí quản lý tính phần trăm trên tổng giá trị công trình. ( Do kế toán công ty tự tính )
+ Số tiền được sử dụng : là số tiền mà đơn vị thi công được sử dụng cho công trình được tính = tiền công trình chuyển về - số tiền công ty đã thu (Số tiền này có thể được tính dựa trên % giá trị công trình đã nghiệm thu từng đợt)
+ Số tiền công trình tạm ứng : bao gồm tất cả các khoản tiền mà đơn vị phụ thuộc đã lấy từ công ty, gồm cả tiền mặt , tiền chuyển khoản để phục vụ thi công công trình ( lấy dữ liệu từ các khoản tạm ứng công trình là toàn bộ số phát sinh chi phí cho công trình, từ đầu công trình)
+ Chênh lệch tiền về và tiền công trình ứng : Đây là khoản chênh lệch tại một thời điểm khi số tiền được sử dụng nhỏ hơn tổng số tiền mà đơn vị phụ thuộc đã ứng từ công ty được tính = tổng tiền được sử dụng – tổng tiền đã ứng từ công ty
+ Tiền lãi : Phụ thuộc vào quy định của công ty. Khi chênh lệch tiền là số âm, công ty tự động tính lãi cho công trình = số tiền chênh lệch âm x số ngày âm / số ngày trong tháng ( hoặc tính tròn 30 ngày ) x lãi suất tháng đó. Đây là phần lãi được tính theo tháng mà công ty sẽ trừ vào tiền của công trình ở các lần tiền chuyển về công ty tiếp theo
- Đây là mẫu biểu có tính đặc thù chỉ dùng đối với đơn vị phụ thuộc vào công ty và có liên quan trực tiếp đến tài khoản tiền mặt của một công trình cụ thể.
Các nhân viên làm việc trong công ty xây dựng thường tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ theo công trình, dựa trên nghiệp vụ đặc thù là tạm ứng nhân viên theo công trình, chương trình cho phép quản lý tạm ứng nhân viên theo từng công trình.
Cập nhật và quản lý tạm ứng theo công trình
- Chi tạm ứng cho nhân viên cập nhật cụ thể theo công trình, hạng mục công trình, thời gian.
- Khi hoàn ứng nhân viên cũng hoàn ứng cụ thể theo phiếu chi tạm ứng và công trình.
- Cho phép nhân viên tạm ứng của công trình này, hoàn chi phí cho công trình khác, cho phép người sử dụng theo dõi phần tạm ứng linh hoạt, in phiếu tạm ứng, phiếu thanh toán tạm ứng của từng nhân viên hoặc từng nhân viên theo công trình.
Báo cáo tình hình tạm ứng của nhân viên
- Lên báo cáo tạm ứng, thanh toán tạm ứng theo từng nhân viên, theo từng công trình, hoặc tổng hợp tạm ứng của một nhân viên nhiều công trình.
Nguyên vật liệu trong ngành xây dựng thường xuất thẳng đến công trình không qua kho, tính vào chi phí nhưng vẫn theo dõi tồn kho tại từng công trình, theo dõi điều chuyển vật liệu giữa công trình này với công trình khác hoặc vật liệu thừa thiếu giữa các công trình cần kiểm soát.
Quản lý vật tư hàng tồn kho
- Nhập mua vật tư theo kho công trình
- Xuất dùng vật tư theo công trình
- Cho phép điều chuyển vật tư từ kho công trình này đến công trình khác
- Nhập mua xuất thẳng cho một công trình hoặc nhiều công trình
Báo cáo hàng tồn kho
- Thẻ sổ chi tiết vật tư ( Một loại vật tư được sử dụng cho nhiều công trình)
- Báo cáo nhập xuất tồn theo vụ việc, công trình
- Báo cáo tổng hợp hàng tồn kho ( cho tất cả các kho, cho từng kho công trình)
- Báo cáo hàng tồn kho theo số lượng, giá trị
- Báo cáo hàng tồn kho tổng hợp theo công trình.
Trong kế toán xây dựng có một loại chi phí đặc thù đó là chi phí sử dụng máy thi công. Yêu cầu tính và phân bổ chi phí khấu hao máy thi công cho từng công trình theo phương pháp sản lượng thi công, cho phép kiểm soát chi phí khấu hao máy theo từng công trình từng thời kỳ thi công.
Quản lý tài sản cố định
- Quản lý tài sản cố định, khấu hao theo sản lượng, giờ máy xây dựng.
- Cho phép kế toán tự tính khấu hao hàng tháng, hoặc hỗ trợ phần khấu hao theo sản lượng giờ máy thi công.
- Phần cập nhật thông tin về tài sản, thêm phần khai báo dành cho các tài sản khấu hao theo phương pháp sản lượng bao gồm:
+ Công suất thiết kế
+ Giá trị khấu hao cho 1 đơn vị sản lượng (= NG/Công suất thiết kế)
- Khi thực hiện tính khấu hao trong tháng, kế toán cập nhật công suất bình quân trong tháng để chương trình thực hiện tính khấu hao cho máy móc trong tháng đó.
Báo cáo tài sản cố định và khấu hao
- Báo cáo giá trị, khấu hao tài sản theo công trình sử dụng
- Báo cáo khấu hao theo sản lượng chi tiết, thời gian sử dụng tài sản.
- Trong các công ty xây dựng hỗn hợp thường có hoạt động tự đầu tư xây dựng diễn ra bên cạnh hoạt động nhận thầu xây dựng, công ty lúc này vừa đóng vai trò chủ đầu tư, vừa trực tiếp xây dựng và quản lý công trình. Công trình xây dựng xong cũng là một loại thành phẩm để bán hoặc cho thuê. Phần mềm mới hỗ trợ kế toán quản lý hoạt động đầu tư xây lắp theo quy trình.
- Quản lý chi phí hoạt động đầu tư xây dựng theo mã phí tùy chọn, Quản lý hoạt động đầu tư theo các giai đoạn đầu tư, Theo giá trị thiết bị, xây lắp, chi phí khác
Các báo cáo
- Sổ chi phí đầu tư xây dựng ( theo dõi quá trình thực hiện đầu tư )
- Báo cáo chi phí công trình theo mã phí
- Báo cáo thực hiện đầu tư
- Báo cáo chi phí đầu tư
- Báo cáo tổng hợp đầu tư
- Hỗ trợ kê khai thuế GTGT đầu ra đối với hoạt động kinh doanh ngại tỉnh ( đặc trưng của ngành xây dựng là phân tán trong sản xuất ở các tỉnh thành khác nhau nên khi phát sinh doanh thu kế toán phải kê khai và nộp một phần thuế ở các tỉnh này). Chương trình cho phép in tờ khai thuế GTGT tạm tính theo mẫu khi phát sinh doanh thu chịu thuế theo công trình ở tỉnh đó.
- Cho phép hạch toán hóa đơn thuế GTGT đầu vào sau khi đã kê khai chi phí (trường hợp hàng về hóa đơn chưa về). Hạch toán và kê trực tiếp tại phần quản lý thuế.
- Hỗ trợ kê khai thuế TNCN.
- Hỗ trợ tính và kê khai thuế TNCN hàng tháng theo phần mềm kê khai thuế TNCN của cục thuế
- Báo cáo tổng hợp về thuế GTGT
- Báo cáo chênh lệch giữa hạch toán thuế và hóa đơn thuế.
- Báo cáo về nộp thuế GTGT, thuế TNCN.
- Báo cáo tổng hợp chi phí, giá thành theo công trình.
- Báo cáo tổng hợp doanh thu, doanh thu các đợt theo công trình.
- Báo cáo lãi lỗ từng công trình, báo cáo lãi lỗ sau phân bổ chi phí quản lý.
- Báo cáo lãi lỗ phần đầu tư.
- Báo cáo lãi lỗ tổng hợp các công trình.
- Bảng phân tích chi phí, doanh thu, hiệu quả hoạt động xây dựng.
- Kế toán có thể nhập liệu và đánh số chứng từ tự do, khi tổng hơp chứng từ cuối tháng, kế toán chọn chức năng đánh lại số chứng từ tự động. chương trình sẽ xóa toàn bộ số chừng từ tự do và đánh lại số theo thứ tự liên tục trong đó cho phép lựa chọn cách đánh số : lần lượt theo ngày chứng từ, hoặc ngày trên hóa đơn, nếu cùng ngày thì ưu tiên các phiếu được nhập vào trước.
- Cho phép lựa chọn tiếp đầu ngữ, tiếp vĩ ngữ : Giá trị gắn vào số chứng từ không thay đổi gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, …
- Cho phép lựa chọn định dạng số chứng từ : 1, 01, 001, 0001, thông qua số chứng từ bắt đầu và số chứng từ kết thúc.
- Sau khi đánh lại số chứng từ, các chứng từ sẽ được sắp xếp và đánh số theo đúng thứ tự ngày tháng, đồng thời số chứng từ trong sổ cái cũng sẽ được thay đổi theo.
- Kiểm tra hóa đơn trùng khi kê khai thuế GTGT đầu vào. Việc kê trùng hóa đơn thường xuyên xảy ra khi việc tập hợp chứng từ của kế toán xây dựng bị giới hạn bởi thời gian, và tính chất phân tán rộng của ngành vì vậy chức năng này giúp kế toán kiểm tra các hóa đơn kê khai thuế có bị trùng hay không, có hạch toán trùng nghiệp vụ nào không. Khi phát hiện có hóa đơn bị trùng chương trình đưa ra cảnh báo và không cho lưu hóa đơn đó.
- Chức năng này được thực hiện tại mọi phân hệ có kê khai hóa đơn đầu vào của chương trình.
- Quản lý hồ sơ công trình ( tài liệu, số liệu công trình, hồ sơ xây dựng, báo cáo quản trị, các vấn đề cần giải quyết liên quan đến công trình ) Chương trình cho phép lưu hồ sơ của một công trình xây dựng trong đó cho phép người sử dụng truy cập nhanh kiểm tra hồ sơ của một công trình, danh mục các hợp đồng đầu vào, đầu ra liên quan đến công trình, các tài liệu dự toán, kế hoạch chi phí liên quan, quyết toán kiểm toán, các báo cáo thi công, huy động máy, nhân công, các báo cáo về công trình, các công nợ còn tồn đọng , báo cáo vật tư còn tồn tại công trình, các văn bản và báo cáo khác có liên quan đến công trình.
