Với nhiều phần mềm kế toán có nhiều đặc tính khác nhau, thì bạn nên bắt đầu từ đâu? Trước hết, bạn phải quyết định cái bạn cần ở phần mềm (PM) là gì? PM cho quản lý tài chính cá nhân, cho doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa, hay tập đoàn lớn? Lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bạn cũng rất quan trọng. Bước này sẽ giúp bạn thu hẹp lại những lựa chọn của mình, để lựa chọn một phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Bước tiếp theo, tìm kiếm những sản phẩm PMKT có sẵn trên thị trường. Bạn có thể tìm kiếm thông tin bằng cách thực hiện tìm kiếm trên mạng, ghé thăm một số website hoặc bất cứ nơi đâu mà bạn có thể có được thông tin. Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của bạn bè, đồng nghiệp ở các đơn vị khác về PMKT nào đó mà họ biết. Ở bước này, bạn cố gắng thu thập thông tin về những đặc tính sẵn có, tên của những chương trình đó.
Biên soạn một danh mục tất cả các sản phẩm và những đặc tính của sản phẩm bằng cách sử dụng bảng tính (excel hoặc tương tự). Bây giờ bạn đã có thể thực hiện những cuộc khảo sát sâu hơn. Tìm kiếm thông tin về mỗi sản phẩm. Tìm ra những đặc tính hoặc những điểm khác biệt đáng chú ý. Làm một bảng so sánh về giá cả và tất cả các đặc tính của các sản phẩm đó. Sản phẩm này có thể không có được những đặc tính hay của những sản phẩm khác. Có sản phẩm tích hợp được nhiều phân hệ có thể đồng thời kết nối và cập nhật những chức năng khác liên quan đến kế toán. Những sự tích hợp làm giảm bớt số lượng các nghiệp vụ nhưng chúng có cài đặt và thiết lập ban đầu phức tạp hơn. Bước này yêu cầu rằng bạn đánh dấu những đặc điểm của sản phẩm phù hợp với yêu cầu của bạn.
Khi bạn đã có bảng so sánh, nhìn một lượt danh sách và loại bỏ những sản phẩm không để lại ấn tượng với bạn hoặc thiếu nhiều tính năng mà bạn cần. Bạn có thể gặp trường hợp có một số tính năng mà bạn rất thích nhưng lại không có trên PMKT mà bạn đánh giá cao. Bạn cũng nên xem xét giá cả của phần mềm và chi phí triển khai hệ thống là bao nhiêu. Chi phí triển khai bao gồm chi phí đào tạo nhân viên, tư vấn cài đặt ban đầu và chi phí chỉnh sửa chương trình nếu có. Chi phí nâng cấp vào bảo trì phần mềm cũng cần được chú ý.
Bạn cần có một cuộc thảo luận với đội ngũ kế toán trong phòng và thu hẹp lại lựa chọn khoảng 3 phần mềm. Lấy báo giá từ các nhàcung cấp. Báo giá phải thể hiện được chi tiết: Phần mềm chuẩn, các phần mềm thêm vào (add-on), chi phí đào tạo sử dụng, chi phí chỉnh sửa chương trình và chi phí bảo trì. Nếu nhà cung cấp đồng ý cho bạn tải bản demo để dùng thử, bạn hãy tận dụng cơ hội này để kiểm tra phần mềm trước. Hầu hết những gì bạn mong đợi từ những đặc tính “trên giấy” sẽ hoạt động không như mong muốn của bạn. Nhập vào phần mềm những nghiệp vụ khác nhau để thấy quy trình xử lý của chức năng đó như thế nào. Yêu cầu nhà cung cấp thực hiện một buổi demo chi tiết và xem toàn bộ các phần hành của phần mềm. Hỏi thật nhiều câu hỏi và ghi chú lại. Bước này sẽ cho bạn có hình dung tốt về phần mềm, mức độ dễ dàng sử dụng và tính năng của phần mềm.
Sau khi bạn đã có những thử nghiệm với các phần mềm trong danh sách lựa chọn, bạn sẽ có ý tưởng chọn phần mềm nào. Trước khi có quyết định cuối cùng, bạn hãy lấy một số khách hàng tham khảo từ các nhà cung cấp, gọi cho những khách hàng đó để biết về việc triển khai và hỗ trợ của các nhân viên của các nhà cung cấp.
HồngBT, dịch từ tài liệu trên internet, 7-10-2011.
